La gestión de reuniones es el proceso de coordinar y realizar reuniones para maximizar el uso del tiempo. Incluye pasos a seguir antes, durante y después de la reunión para garantizar que se desarrolle sin problemas. Por ejemplo, creando una agenda y asignando backlogs.
Definición de reunión
La mayor parte del tiempo del gerente se dedica a las reuniones. Inconvenientes aparte, las conferencias son una herramienta de gestión eficaz para la consecución de objetivos que requieren la intervención de varias personas y, al mismo tiempo, es una herramienta de comunicación muy potente por la mayor implicación de todos los colaboradores. Según Urcola (2011): “Una reunión es un encuentro de varias personas en un ambiente de amplio intercambio de contenidos y de forma distendida, que buscan cooperar para lograr uno o más objetivos”.
Beneficios de la reunión
Son un medio para un fin y tienen los siguientes beneficios:
- Participación: Las personas se sienten motivadas cuando participan en la planificación, organización y control de su trabajo. Colaboración: Las reuniones dan a los participantes la oportunidad de presentar sus ideas y contribuir a los resultados de la tarea.
- Integración: Son el motor de la colaboración e integración entre los miembros del equipo. Cree configuraciones favorables para aumentar la eficiencia del proceso.
Si se gestionan de manera óptima, las reuniones pueden ser una valiosa herramienta de gestión, de lo contrario, no solo pueden ser una fuente grave de conflicto, sino que también pueden generar mucho tiempo perdido y sus costos ocultos.
Motivo del fracaso de la reunión
A continuación, se muestra una lista de razones por las que una reunión puede ser nula.
- La persona que convocó la reunión no estaba preparada, no sabía el propósito.
- Los temas estuvieron dispersos y cambiaron constantemente a lo largo de la reunión. No hay agenda.
- La persona que dirige la reunión carece de habilidades. Capacidad de respuesta de los participantes.
- Falta de confianza en uno mismo. Los participantes carecen de compromiso.
- Los participantes están poco preparados. Los presentes hablaron demasiado.
- Convocar reuniones en momentos inconvenientes. La cita es demasiado larga.
- Demasiados participantes, mala selección. El tema es desconocido o no se entiende.
- Demasiados juegos. interrupción externa.
- Decisiones confusas o contradictorias. Falta de acuerdo y conclusión al final de la reunión.
Convocatoria de reunión
Antes de sumergirse en la lista de requisitos, es importante que los gerentes respondan las siguientes preguntas:
¿Qué circunstancias hacen que una reunión sea significativa? Esta pregunta se refiere a las circunstancias o cuestiones que hacen necesaria la reunión. Todo, desde la convocatoria de una reunión, surge de un desajuste entre lo que la gente piensa que sucederá si las cosas van de acuerdo con el procedimiento normal y lo que la reunión quiere lograr.
¿Cuál es el resultado esperado al final de la reunión? Esta pregunta toca los objetivos de cada participante. ¿Qué información es importante compartir? Esta pregunta intenta explorar los factores que pueden influir en las emociones de los participantes.
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